Comment nous avons simplifié la préparation des brouillons d’e-mails dans ClickUp avec Make.com et Apps Script

À chaque besoin sa solution, de préférence simple. Nous appliquons cette règle chaque fois que quelqu’un de l’équipe propose de nouvelles fonctions dans les outils avec lesquels nous travaillons. Dans l’un de nos tunnels de vente, les e-mails étaient si nombreux qu’il fallait accélérer leur traitement. Une idée a été avancée : préparer automatiquement les brouillons, pour gagner du temps et simplifier le travail.

Du problème à un projet évolutif

Quand nous concevons ce type d’amélioration, nous cherchons des idées qui soient :

1. faciles à mettre en place et à maintenir,
2. évolutives,
3. fiables.

Le coût et le délai d’exécution comptent aussi, mais ils passent après ces trois qualités.

Les éléments du système

Nous avons commencé par faire le point sur ce que nous avions déjà :

• une landing page,
• une feuille de calcul servant de base de données,
• Apps Script,
• ClickUp comme CRM,
• Google Workspace (Gmail).

L’interface et le déclenchement

Il fallait ensuite décider à quoi ressemblerait l’interface et comment lancer cette fonction.

Nous ne voulions pas que des brouillons soient créés automatiquement pour tous les e-mails : cela aurait été inutile et source de complications. En même temps, nous devions voir ce qui se passait, et à quel moment. Nous avons donc conçu le système ainsi :

• L’utilisateur lance l’action directement dans ClickUp, depuis les champs personnalisés (Custom Fields) du modèle de tâche.
• Lorsque l’action « CREATE EMAIL DRAFT » est sélectionnée, une automatisation ClickUp envoie les données à un webhook.
• Le webhook déclenche un scénario Make.com qui traite la demande.

Le fonctionnement, étape par étape

Étape 1 : ClickUp lance l’action

Dans les champs personnalisés du modèle de tâche, l’utilisateur sélectionne « CREATE EMAIL DRAFT ».

(ouvre l’image en taille réelle)

Étape 2 : de ClickUp à Make.com (webhook)

L’automatisation ClickUp transmet les données au scénario Make.com, qui contient toute la logique de la fonction.

(ouvre l’image en taille réelle)

L’assistant OpenAI rédige le brouillon

Make.com récupère les données nécessaires dans la base et les transmet à un assistant OpenAI. À partir du prompt et de la configuration préparés en amont, l’assistant génère :

• l’objet de l’e-mail,
• le corps de l’e-mail.

Étape 3 : le brouillon et le changement de statut

Le brouillon est enregistré dans le dossier « Brouillons » de Gmail, et le statut de la tâche dans ClickUp change automatiquement pour indiquer que l’action a été effectuée.

(ouvre l’image en taille réelle)

Pourquoi Make.com

Nous avons choisi Make.com notamment pour sa souplesse :

• ajouter ou modifier des étapes est facile,
• d’autres éléments (par exemple Google Workspace) se connectent sans difficulté,
• la maintenance est plus simple qu’avec une application classique hébergée sur son propre serveur ou dans le cloud.

Sécurité

Make.com facilite aussi la gestion de la sécurité :

• l’accès aux webhooks peut être limité à certaines adresses IP,
• chaque requête peut contenir un jeton unique, que le scénario vérifie dès la première étape.

Des données à jour grâce à Apps Script

Autre élément du système : Apps Script, qui surveille les boîtes mail Gmail et met la base de données à jour en continu. Les brouillons d’e-mails contiennent ainsi les informations et les points convenus les plus récents, issus de toutes les sources utiles.

La suite

Nous avons conçu l’ensemble pour qu’il soit évolutif. Cet article décrit la préparation des brouillons d’e-mails ; la synchronisation des données en temps réel dans Apps Script n’y est pas détaillée.

Dans un autre article, nous décrivons un agent vocal IA de qualification des leads, basé sur Retell AI, Make.com et ClickUp.