PROOPКак мы упростили подготовку черновиков писем в ClickUp с помощью Make.com и Apps Script
Пользователь выбирает в задаче ClickUp одно действие. Сценарий Make.com запрашивает у OpenAI тему и текст письма, а затем сохраняет черновик в Gmail. Apps Script поддерживает в актуальном состоянии данные, на основе которых создаются черновики.
Есть потребность – есть решение, желательно простое. Этим правилом мы руководствуемся каждый раз, когда кто-то из команды предлагает новые функции в инструментах, с которыми мы работаем. В одной из наших воронок продаж писем было так много, что их обработку пришлось ускорить. Прозвучало предложение готовить черновики писем автоматически, чтобы сэкономить время и упростить работу.
От проблемы к масштабируемому проекту
Проектируя такое улучшение, мы ищем идеи, которые будут:
- простыми во внедрении и поддержке,
- масштабируемыми,
- надёжными.
Стоимость и время выполнения тоже важны, но они идут только после этих трёх качеств.
Элементы системы
Мы начали с обзора того, что у нас уже было:
- лендинг,
- электронная таблица в роли базы данных,
- Apps Script,
- ClickUp в роли CRM,
- Google Workspace (Gmail).
Интерфейс и способ запуска
Затем нужно было решить, как будет выглядеть интерфейс и как запускать эту функцию.
Мы не хотели, чтобы черновики создавались автоматически для всех писем: это было бы лишним и создавало бы неудобства. В то же время нам нужно было видеть, что происходит и когда. Поэтому систему мы спроектировали так:
- Пользователь запускает действие прямо в ClickUp, в настраиваемых полях (Custom Fields) шаблона задачи.
- После выбора действия «CREATE EMAIL DRAFT» автоматизация ClickUp отправляет данные на вебхук.
- Вебхук запускает сценарий Make.com, который обрабатывает запрос.
Как это работает шаг за шагом
Шаг 1: ClickUp запускает действие
В настраиваемых полях шаблона задачи пользователь выбирает «CREATE EMAIL DRAFT».
(открывает изображение в полном размере)Шаг 2: из ClickUp в Make.com (вебхук)
Автоматизация ClickUp передаёт данные в сценарий Make.com, в котором собрана вся логика этой функции.
(открывает изображение в полном размере)Ассистент OpenAI пишет черновик
Make.com получает нужные данные из базы и передаёт их ассистенту OpenAI. На основе подготовленного промпта и настроек ассистент генерирует:
- тему письма,
- текст письма.
Шаг 3: черновик и смена статуса
Черновик появляется в Gmail в разделе «Черновики», а статус задачи в ClickUp автоматически меняется и показывает, что действие выполнено.
(открывает изображение в полном размере)Почему Make.com
Make.com мы выбрали в том числе за его гибкость:
- шаги легко добавить или изменить,
- другие элементы (например, Google Workspace) подключаются без труда,
- поддержка проще, чем у обычного приложения на собственном сервере или в облаке.
Безопасность
Make.com также упрощает управление безопасностью:
- доступ к вебхукам можно ограничить определёнными IP-адресами,
- каждый запрос может содержать уникальный токен, который сценарий проверяет в самом начале.
Актуальные данные благодаря Apps Script
Ещё один элемент системы – Apps Script, который отслеживает почтовые ящики Gmail и постоянно обновляет базу данных. Благодаря этому черновики писем содержат самую свежую информацию и договорённости из всех нужных источников.
Что дальше
Всю систему мы спроектировали так, чтобы её можно было масштабировать. В этой статье мы описали подготовку черновиков писем; синхронизацию данных в реальном времени в Apps Script мы здесь подробно не рассматриваем.
В отдельной статье мы описываем голосового ИИ-агента для квалификации лидов на базе Retell AI, Make.com и ClickUp.
