Як ми спростили підготовку чернеток листів у ClickUp за допомогою Make.com і Apps Script

Є потреба – є рішення, бажано просте. Цього правила ми дотримуємося щоразу, коли хтось із команди пропонує нові функції в інструментах, з якими ми працюємо. В одній із наших воронок продажів листів було так багато, що їх обробку довелося пришвидшити. Надійшла пропозиція готувати чернетки листів автоматично, щоб заощадити час і спростити роботу.

Від проблеми до масштабованого проєкту

Коли ми проєктуємо таке вдосконалення, шукаємо ідеї, які будуть:

1. простими у впровадженні та підтримці,
2. масштабованими,
3. надійними.

Вартість і час виконання теж мають значення, але вони йдуть лише після цих трьох якостей.

Елементи системи

Ми почали з огляду того, що вже мали:

• лендинг,
• електронна таблиця як база даних,
• Apps Script,
• ClickUp як CRM,
• Google Workspace (Gmail).

Інтерфейс і спосіб запуску

Далі треба було визначити, яким буде інтерфейс і як запускати цю функцію.

Ми не хотіли, щоб чернетки створювалися автоматично для всіх листів: це було б зайвим і клопітним. Водночас нам треба було бачити, що відбувається й коли. Тому систему ми спроєктували так:

• Користувач запускає дію безпосередньо в ClickUp, у настроюваних полях (Custom Fields) шаблону завдання.
• Після вибору дії «CREATE EMAIL DRAFT» автоматизація ClickUp надсилає дані на вебхук.
• Вебхук запускає сценарій Make.com, який обробляє запит.

Як це працює крок за кроком

Крок 1: ClickUp запускає дію

У настроюваних полях шаблону завдання користувач вибирає «CREATE EMAIL DRAFT».

(відкриває зображення в повному розмірі)

Крок 2: з ClickUp у Make.com (вебхук)

Автоматизація ClickUp передає дані в сценарій Make.com, де зібрано всю логіку цієї функції.

(відкриває зображення в повному розмірі)

Асистент OpenAI пише чернетку

Make.com отримує потрібні дані з бази й передає їх асистентові OpenAI. На основі підготовленого промпту й налаштувань асистент генерує:

• тему листа,
• текст листа.

Крок 3: чернетка й зміна статусу

Чернетка з’являється в Gmail у розділі «Чернетки», а статус завдання в ClickUp змінюється автоматично й показує, що дію виконано.

(відкриває зображення в повному розмірі)

Чому Make.com

Make.com ми вибрали, зокрема, через його гнучкість:

• кроки легко додати або змінити,
• інші елементи (наприклад, Google Workspace) під’єднуються без проблем,
• підтримка простіша, ніж у звичайного застосунку на власному сервері або в хмарі.

Безпека

Make.com також спрощує керування безпекою:

• доступ до вебхуків можна обмежити певними IP-адресами,
• кожен запит може містити унікальний токен, який сценарій перевіряє на самому початку.

Актуальні дані завдяки Apps Script

Ще один елемент системи – Apps Script, який відстежує скриньки Gmail і постійно оновлює базу даних. Завдяки цьому чернетки листів містять найновішу інформацію та домовленості з усіх відповідних джерел.

Що далі

Усю систему ми спроєктували так, щоб її можна було масштабувати. У цій статті ми описали підготовку чернеток листів; синхронізацію даних у реальному часі в Apps Script тут детально не розглядаємо.

В окремій статті ми описуємо голосового ШІ-агента для кваліфікації лідів на базі Retell AI, Make.com і ClickUp.