PROOPJak uprościliśmy przygotowywanie szkiców maili w ClickUp za pomocą Make.com i Apps Script
Użytkownik wybiera w zadaniu ClickUp jedną akcję. Scenariusz Make.com prosi OpenAI o temat i treść maila, a potem zapisuje szkic w Gmailu. Apps Script na bieżąco aktualizuje dane, z których powstają szkice.
Jest potrzeba, jest rozwiązanie, najlepiej proste. Tą zasadą kierujemy się, gdy ktoś z zespołu proponuje nowe funkcje w narzędziach, na których pracujemy. W jednym z naszych lejków sprzedażowych maili było tak dużo, że ich obsługę trzeba było przyspieszyć. Padła propozycja, żeby szkice maili przygotowywać automatycznie, co miało oszczędzić czas i uprościć pracę.
Od problemu do skalowalnego projektu
Kiedy projektujemy takie usprawnienie, szukamy pomysłów, które są:
- łatwe we wdrożeniu i utrzymaniu,
- skalowalne,
- niezawodne.
Koszt i czas wykonania też się liczą, ale dopiero po tych trzech cechach.
Elementy systemu
Zaczęliśmy od przeglądu tego, co już mieliśmy:
- landing page,
- arkusz kalkulacyjny jako baza danych,
- Apps Script,
- ClickUp jako CRM,
- Google Workspace (Gmail).
Interfejs i sposób uruchamiania
Potem trzeba było ustalić, jak ma wyglądać interfejs i jak uruchamiać tę funkcję.
Nie chcieliśmy, żeby szkice powstawały automatycznie dla wszystkich maili: byłoby to niepotrzebne i kłopotliwe. Jednocześnie musieliśmy widzieć, co się dzieje i kiedy. Dlatego system zaprojektowaliśmy tak:
- Użytkownik uruchamia akcję bezpośrednio w ClickUp, w polach niestandardowych (Custom Fields) z szablonu zadania.
- Po wybraniu akcji „CREATE EMAIL DRAFT” automatyzacja ClickUp wysyła dane do webhooka.
- Webhook uruchamia scenariusz Make.com, który obsługuje żądanie.
Jak to działa krok po kroku
Krok 1: ClickUp uruchamia akcję
W polach niestandardowych szablonu zadania użytkownik wybiera „CREATE EMAIL DRAFT”.
(otwiera obraz w pełnym rozmiarze)Krok 2: z ClickUp do Make.com (webhook)
Automatyzacja ClickUp przekazuje dane do scenariusza Make.com, który zawiera całą logikę tej funkcji.
(otwiera obraz w pełnym rozmiarze)Asystent OpenAI pisze szkic
Make.com pobiera potrzebne dane z bazy i przekazuje je asystentowi OpenAI. Na podstawie przygotowanego promptu i konfiguracji asystent generuje:
- temat maila,
- treść maila.
Krok 3: szkic i zmiana statusu
Szkic trafia do wersji roboczych w Gmailu, a status zadania w ClickUp zmienia się automatycznie i pokazuje, że akcja została wykonana.
(otwiera obraz w pełnym rozmiarze)Dlaczego Make.com
Make.com wybraliśmy między innymi ze względu na elastyczność:
- kroki łatwo dodać albo zmienić,
- inne elementy (np. Google Workspace) podłącza się bez kłopotu,
- utrzymanie jest prostsze niż przy zwykłej aplikacji na własnym serwerze albo w chmurze.
Bezpieczeństwo
Make.com ułatwia też zarządzanie bezpieczeństwem:
- dostęp do webhooków można ograniczyć do określonych adresów IP,
- każde żądanie może zawierać niepowtarzalny token, który scenariusz sprawdza na samym początku.
Aktualne dane dzięki Apps Script
Kolejnym elementem systemu jest Apps Script, który monitoruje skrzynki w Gmailu i na bieżąco aktualizuje bazę danych. Dzięki temu szkice maili zawierają najnowsze informacje i ustalenia ze wszystkich odpowiednich źródeł.
Co dalej
Całość zaprojektowaliśmy tak, żeby dała się skalować. W tym artykule opisaliśmy przygotowywanie szkiców maili; synchronizacji danych w czasie rzeczywistym w Apps Script nie omawiamy tu szczegółowo.
W osobnym artykule opisujemy agenta głosowego AI do kwalifikacji leadów na Retell AI, Make.com i ClickUp.
